+7 (499) 653-60-72 Доб. 574Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Выписка из номенклатуры дел по установленной форме

К ним относятся: Среди этих документов основными являются: Номенклатура дел организации сводная номенклатура дел составляется в каждой организации ежегодно на основе номенклатур дел структурных подразделений по установленной форме см. Сводная номенклатура дел составляется на будущий год и должна быть утверждена до 1 января года, на который составлена. Ответственность за разработку номенклатуры дел организации возлагается на службу документационного обеспечения управления служба ДОУ - канцелярию, секретариат и др. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как заполнить табличную часть номенклатуры дел - Елена Пономарева

Вход на сайт

Одна из самых важных задач документационного обеспечения управления — организация хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска для решения самых разных управленческих проблем возможно только при наличии в организации номенклатуры дел.

Обычно проходит несколько лет с момента создания компании, прежде чем становится очевидным, что процессом роста количества документов нужно управлять и важно обеспечить их учет и хранение. Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить. Решить эти задачи без номенклатуры дел очень сложно, если вообще возможно. Для нас здесь важно следующее:. Надо учитывать, что номенклатура дел — локальный нормативный документ, обязательный для исполнения всеми без исключения работниками организации, а не только службой ДОУ.

Ее общее назначение — упорядочивание документов, формируемых в дела. Чтобы номенклатура соответствовала своему предназначению, при ее составлении обязательно следует соблюдать определенные правила, установленные действующими в настоящее время документами:. Вы также можете воспользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Номенклатура дел на предстоящий год должна составляться в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в действие с 1 января.

Номенклатура дел на год должна быть разработана в последнем квартале года и введена в действие с 1 января года. Каждый год номенклатура пересматривается и уточняется, а не реже чем раз в 5 лет заново составляется и согласовывается.

Новая номенклатура потребуется и при изменении функций и структуры организации, ведь это серьезно меняет состав документов. Общие требования к номенклатуре дел, которые учитываются при ее составлении, сводятся к следующему:. Составление конкретной номенклатуры дел значительно облегчает наличие типовых или примерных номенклатур. Оба эти вида номенклатур могут разрабатываться службами ДОУ учреждений, имеющих сеть подведомственных организаций. Головные компании могут их разрабатывать для своих филиалов, представительств, дочерних компаний.

В этом случае обеспечивается единая систематизация документов всей компании группы компаний. Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются для организаций, однотипных по характеру деятельности.

Разница между ними состоит в характере применения:. Если номенклатура составляется не впервые, то используются и номенклатуры дел за предшествующие годы. Перед составлением номенклатуры необходимо провести аналитическую работу — изучить состав, содержание и количество всех документов.

В этом помогут: уставы и положения об организации, ее структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы журналы, картотеки. Но главным источником для вас станут документы текущего делопроизводства и документы прошлых лет, хранящиеся в службе ДОУ и структурных подразделениях организации.

Работникам службы ДОУ, которые составляют номенклатуру дел организации, проще разобраться с документами, хранящимися у них, и сложнее — с документами структурных подразделений.

Поэтому важно привлекать к этой работе сотрудников соответствующих отделов и служб, которые хорошо знают свои документы. Кроме того, в подразделениях должны составляться собственные номенклатуры дел. Важное значение имеет также изучение такого параметра документооборота, как направленность движения основных документопотоков.

Это позволяет выяснить состав постоянных корреспондентов для формирования дел по корреспондентскому признаку и выявить документы, массово концентрирующиеся в определенных структурных подразделениях, чтобы включить их в номенклатуры этих подразделений. Основное требование, предъявляемое к номенклатуре, — охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации.

При этом должна учитываться как документация, которая создается в самой организации внутренняя и исходящая , включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки, так и получаемая от других организаций и лиц входящая.

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций. В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более 1 года так называемые переходящие дела. Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.

В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров см. Обычно в качестве основы для определения структуры разделов номенклатуры дел организации берут структуру, закрепленную в ее штатном расписании. Первым разделом сводной номенклатуры всегда идет название службы ДОУ: Управление делами, канцелярия или др.

Последними — наименования организаций или органов, действующих на общественных началах. В небольших организациях или в случае отсутствия стабильной структуры разделами номенклатуры становятся управленческие функции или направления деятельности, например: Руководство, Кадры, Рекламная деятельность и т. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в настоящее время в Основных правилах работы архивов организаций.

Форма номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф см. Примеры 2, 3. Каждая строка табличной части номенклатуры дел называется статьей и описывает одно дело. Рассмотрим особенности заполнения граф этой таблицы. Индексы дел — условные обозначения, присваиваемые каждому делу, имеют большое значение для практического использования номенклатуры см. Для обозначения индексов дел используются арабские цифры.

Обычно индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, которое принято в организации, и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения.

Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел, сформированных в разных структурных подразделениях.

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом. Индексы из номенклатуры дел затем используются при регистрации документов.

В 3 графе указывают количество дел томов конкретного дела. Толщина дела не должна превышать 4 см, что составляет примерно листов. Если листов получилось больше, то дело делят на части тома. Их точное количество становится известным только по окончании делопроизводственного то есть календарного года, и эта графа заполняется в конце текущего года.

Ссылка на название и выходные данные самого перечня делается на первой странице номенклатуры дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Сроки хранения документов — постоянные или временные 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет и т. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, то есть больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения 1 год, 3 года и 5 лет, все дело хранится 5 лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в году, будет исчисляться с 1 января года. Тогда в данной графе проставляют именно эти отметки. Основными пособиями при определении сроков хранения дел служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие функции и вопросы организация системы управления, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и т. При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней, например:.

Перечни типовых управленческих документов являются нормативными документами, и значит, сроки хранения документов, закрепленные в них, нарушать нельзя таким образом, организация не может хранить документы менее установленного срока, хотя увеличить этот срок она вправе. Однако типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на их базе министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное систематизированное перечисление документации организаций и предприятий определенных отраслей.

При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии — типовыми перечнями. В акционерных обществах, помимо этого, очень важно знать и учитывать требования к срокам хранения документов, закрепленные в Положении о хранении документов в акционерных обществах.

Составление и систематизация заголовков наименований дел. К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг документов организации для включения в номенклатуру. Заголовки дел должны в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать их состав, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.

В заголовках конкретных дел будут содержаться разные элементы. Все зависит от того, какие документы объединены в деле. Но во всех заголовках в качестве обязательного минимального набора элементов будут следующие:. Степень дальнейшей конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае, чтобы обеспечивать наибольшее удобство работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.

Они не дают возможности определить, какие виды документов и по каким вопросам включены в данное дело. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Это неправильно, так как данные термины не предусмотрены государственным терминологическим стандартом. В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется.

Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:. Свои особенности имеют и заголовки дел, содержащие распорядительную, плановую и отчетную документацию. Это связано с тем, что годовые и квартальные или месячные отчеты имеют разные сроки хранения.

После составления заголовков дел проводится их систематизация, то есть определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов. Вначале располагаются заголовки дел, включающие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом устав, положения, правила и т. Далее располагают заголовки дел с распорядительной документацией вышестоящих органов управления, затем заголовки дел с распорядительными документами самой организации приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов.

За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами годовыми, квартальными, месячными , перепиской и другими документами. Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них — месячные. Аналогично систематизируют и дела с отчетными документами. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале — переписка с директивными и вышестоящими органами, затем — с неподчиненными организациями и в конце — с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

При большом количестве однородных корреспондентов они могут размещаться в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий, например:. Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым для всех структурных подразделений, так как только в этом случае будет обеспечен быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

Порядок разработки номенклатуры дел

Одна из самых важных задач документационного обеспечения управления — организация хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска для решения самых разных управленческих проблем возможно только при наличии в организации номенклатуры дел. Обычно проходит несколько лет с момента создания компании, прежде чем становится очевидным, что процессом роста количества документов нужно управлять и важно обеспечить их учет и хранение. Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. 2. Архив в дел организации структурные подразделения получают выписки .

Как оформляется выписка из номенклатуры дел беларуси

Примерное разделение документов коммерческого предприятия на группы дел:. Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел. Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковых систем. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Выписка из номенклатуры дел по установленной форме

Состав дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, при этом постепенно и неизбежно меняются бизнес-процессы. Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, то окажется, что:.

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка.

Выписка из номенклатуры дел: как оформить?

Экспертиза ценности документов. Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Номенклатура дел

Согласованная и утвержденная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Выписки соответствующих разделов номенклатуры дел используются в работе структурных подразделений. С целью убыстрения поиска документы в деле располагаются в определенной последовательности:. В дело помещают только исполненные документы. В дело подшивают документы-подлинники в одном экземпляре.

Выписки соответствующих разделов номенклатуры дел используются в работе документа, то она должна быть заверена по установленной форме.

Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение

Как оформить выписку из сводной номенклатуры дел для структурных подразделений? Какие сведения приводятся на титульном листе выписки? Какая форма принята для последующих листов, где приводится номенклатура структурного подразделения?

Купить систему Заказать демоверсию. Номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного до 10 лет включительно хранения.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Выписка ЕГРЮЛ для организации
Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Василиса

    Ещё один момент. Когда вас забирают сотрудники угрозыска, они оформляют первичный протокол. Естественно если бьют, то они. Там можно подписывать хоть расстрел царской семьи. А когда дело передают следователю, всё что вы на первичный протокол наговорили, отрицайте смело. Скажите прямо что вас под угрозой люлей заставили))